Excelをなくさなくても、業務DXは進められる

まず押さえたいこと

そう感じている企業は少なくありません。

しかし、Excelを使っていること自体が問題とは限りません。

Excelには、

誰でも使える。

修正しやすい。

計算できる。

一覧にできる。

共有しやすい。

という大きな利点があります。

問題になるのは、

Excelを使っていることではなく、Excelの周りに手作業が増え続けている状態です。

Excelが悪いのではなく「つながっていない」ことが問題

例えば営業担当がExcelへ入力する。

そのExcelを事務担当が開く。

内容を販売管理システムへ転記する。

別の担当者が同じ内容を別のExcelへ入力する。

月末になると複数ファイルを集めて集計する。

ここでは、Excelそのものが問題なのではありません。

同じ情報を何度も入力していること。

ファイル同士がつながっていないこと。

最新ファイルが分からなくなること。

担当者しか計算方法を知らないこと。

こうした状態が業務負荷を生んでいます。

「Excel廃止」から始める必要はない

DXプロジェクトで、

「Excelを全部システムに置き換えましょう」

という話になることがあります。

しかし現場では、Excelの柔軟さが必要な業務もあります。

細かな計算。

一時的な集計。

得意先ごとの提出資料。

現場独自の管理。

すべてを最初からシステム化すると、むしろ使いにくくなることもあります。

そのため、

残すExcelと、システムへ移す業務を分ける

という考え方が現実的です。

最初に探したいのは「転記」

Excel業務を見直すとき、非常に分かりやすい改善候補があります。

それが転記です。

Excelから基幹システムへ入力する。

システムからExcelへコピーする。

Excelから別のExcelへコピーする。

CSVをダウンロードして再加工する。

同じ内容を何度も入力する。

こうした作業は、人が判断しなくてもよい場合があります。

まず転記を減らすだけでも、

作業時間。

入力ミス。

確認作業。

二重管理。

を減らせる可能性があります。

「判断」と「作業」を分ける

現場改善では、

人が行っている仕事をすべて自動化しようとしないことも重要です。

例えば、

数字を別システムへ入力する。

形式を整える。

ファイルを分類する。

必要項目を抜き出す。

といった作業は自動化しやすい領域です。

一方、

この注文を受けてよいか。

この納期で対応できるか。

この在庫を優先して使うか。

といった判断は、人が持つべき場合があります。

Excelをなくすかどうかではなく、

人が判断に集中できる業務構造にする

と考える方が、本来のDXに近づきます。

小さな接続から始める

例えば、現在のExcelを残したまま、

注文データだけ自動入力する。

基幹システムから必要情報だけ取得する。

入力内容を別システムへ連携する。

定型レポートだけ自動生成する。

という方法もあります。

大規模なシステム刷新をしなくても、業務の境目をつなぐだけで改善できるケースがあります。

これは「既存システムを変えずにAIを活用する方法」と同じ考え方です。

今ある仕組みを活かしながら、負担が大きい部分だけ変える。

DXとは「ツールを捨てること」ではない

Excelを使っている。

紙が残っている。

FAXがある。

だからDXが遅れている。

そう単純に考える必要はありません。

重要なのは、そのツールによって現場にどんな負荷が発生しているかです。

使えるものは残す。

二重入力を減らす。

つながっていない部分をつなぐ。

人が判断すべき仕事を残す。

このように業務から考えれば、大掛かりな刷新をしなくても改善できる可能性があります。

スペリオルでは、現在使っているExcelや既存システムを前提に、どこから改善すれば効果が出るかを一緒に整理しています。